SERVIZI - Norme per il prestito temporaneo di opere d'arte e documenti per mostre ed esposizioni in Italia e all'estero

L'Archiginnasio osserva e applica la seguente normativa di riferimento:
- Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004, articolo n. 48 per mostre in Italia, e articolo n. 66 per mostre all'estero);
- Linee guida sui prestiti per mostra dell'International Federation of Library Associations and Institutions (luglio 2000).

PROCEDURA PER L'INOLTRO DELLE RICHIESTE
Le richieste scritte di prestito devono essere inviate all'Archiginnasio almeno sei mesi prima dell'apertura della mostra, in modo da
- consentire un'attenta valutazione delle condizioni di conservazione dei pezzi richiesti e l'individuazione di speciali modalità di esposizione;
- eseguire le necessarie riproduzioni fotografiche di sicurezza e gli eventuali interventi di restauro;
- esaminare gli aspetti legali del prestito;
- fare una stima a fini assicurativi.
La richiesta di prestito inoltre deve contenere:
1. titolo, sede e date di programmazione della mostra;
2. progetto scientifico e organizzativo; indicazione se un eventuale catalogo o sito web accompagnerà la mostra;
3. elenco completo e definitivo delle opere richieste corredato da segnatura di collocazione;
4. scheda con la descrizione delle Condizioni ambientali e di sicurezza della sede espositiva (Cultural goods transfer-form) con firma del responsabile dell'esposizione
Scheda condizioni espositive (.doc)
5. Contratto di prestito per mostra applicato dalla Biblioteca dell'Archiginnasio (Conditions of loan for exhibitions), controfirmato per accettazione dal responsabile dell'esposizione
Contratto di prestito (.doc)
6. Generalità della Ditta specializzata incaricata dei procedimenti di imballaggio, movimentazione e trasporto dei materiali.

RICEZIONE E TRATTAMENTO DELLE RICHIESTE DI PRESTITO

a) per il prestito di opere dichiarate d'interesse artistico o storico soggette ad autorizzazione ministeriale
La Biblioteca dell'Archiginnasio, sulla base degli elementi sopra descritti e verificata l'idoneità della richiesta, inoltra (4 mesi prima) il proprio eventuale assenso al prestito alla Soprintendenza per il Patrimonio Storico, Artistico ed Etnoantropologico, competente per territorio, insieme con tutta la documentazione, il valore assicurativo, la descrizione tecnico-scientifica delle opere e l'indicazione di eventuali restauri effettuati o previsti;
La Soprintendenza a sua volta trasmette alla Direzione Generale per il Patrimonio Storico, Artistico ed Etnoantropologico, almeno 2 mesi prima dell'inizio della manifestazione, il proprio parere sul prestito, corredato da tutta la documentazione.
La Direzione Generale per il Patrimonio Storico, Artistico ed Etnoantropologico decide se autorizzare il prestito e si pronuncia sulla congruità del valore assicurativo indicato dal richiedente.
ESPORTAZIONE- Per la temporanea esportazione di opere d'arte gli Organizzatori dovranno presentare specifica richiesta, completata dalla garanzia del Museo ospitante la mostra, che dichiari l'impegno a restituire le opere a mostra terminata, nei termini stabiliti dalla legge relativamente all'uscita delle opere dal territorio nazionale (articolo 71 del D.Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004).

b) per il prestito di libri, manoscritti, autografi, carteggi, stampe e incisioni, soggetto ad autorizzazione dalla Soprintendenza per i Beni Librari e Documentari della Regione Emilia- Romagna (D.P.R: n. 3, 14 gennaio 1972, art. 7, lett. e; L. R. Emilia-Romagna, n. 18, 15 febbraio 2000, art. 3)
L'Archiginnasio, considerato il progetto scientifico della mostra e valutate le condizioni di conservazione dei beni, le garanzie per l'adozione delle misure necessarie a garantirne l'integrità, inoltra, in caso di parere favorevole, almeno 40 giorni prima dell'inizio dell'esposizione, la richiesta di autorizzazione al prestito alla Soprintendenza per i Beni Librari e Documentari della Regione Emilia-Romagna.
Ricevutane risposta affermativa, procede alle fasi finali del prestito.
ESPORTAZIONE - Per la temporanea esportazione di libri, manoscritti, autografi , carteggi stampe e incisioni compilare il seguente modulo:
Richiesta esportazione (.doc)

L'Ufficio Mostre si occupa di tutti gli adempimenti tecnico-scientifici e amministrativi necessari per concedere in prestito opere rare e di pregio a mostre, sia in Italia sia all'estero. È tuttavia sempre gradito un contatto preliminare da parte degli organizzatori della mostra con la Direzione della Biblioteca, al fine di valutare preventivamente l'opportunità del prestito.

REFERENTI:
Responsabile del servizio: Valeria Roncuzzi: valeria.roncuzzi@comune.bologna.it - tel. 051 276.813 fax 051 261.160